Ambitiediscussie en Heroverweging Omvang Waterschapszorg

Deelproject Bouwstenen beheer en onderhoud Watersysteem

Achtergrond
De economische crisis en verschuivende verantwoordelijkheden ten aanzien van bijvoorbeeld muskusrattenbestrijding en waterveiligheid zetten de financiële mogelijkheden van waterschappen onder druk.

Reden voor waterschap Rijn en IJssel om zijn ambities en taakopvang tegen het licht te houden. Hulpmiddel in de discussie was een ‘knoppenmodel’. Dit model brengt voor beheer en onderhoud van het watersysteem de relatie tussen ambitie en kosten in beeld. Met opvallende resultaten.

Zie ook het artikel in het vakblad H2O.

Essentie van de aanpak – aansluitend bij de behoefte:

1. De in de organisatie beschikbare informatie over onderhoud zichtbaar maken door managers en medewerkers
2. Met de bestuurders zichtbaar maken van hun respectievelijke belangen standpunten en inzichten.
3. Voeren van een discussie door management, directie en bestuur: de informatie en belangen en standpunten bij elkaar brengen, en komen tot 3 mogelijke ambitieniveaus, met daaraan verbonden kosten.

Die vormen de basis voor verdere besluitvorming.

Rol Frank: Projectleider / adviseur (als werknemer van Oranjewoud) in nauwe samenwerking met Hermine Koskamp en Martien Hagens
Opdrachtgever: Waterschap Rijn en IJssel, Liemersweg 2, 7006 GG Doetinchem, tel 0314 – 369 609
Contactpersoon: M. Bleumer, Manager Onderhoud
Periode: januari – mei 2013
Opdrachtsom: € 98.000
Aantal betrokken professionals:

• Waterschap Rijn en IJssel : 30 medewerkers.
• Oranjewoud: 10 adviseurs.
• Totaal: 40 professionals.

Achtergrond
Waterschap Rijn en IJssel is bezig met een fundamentele bezinning op doelstellingen en ambities van het waterschap met betrekking tot de primaire processen.
Doel is te komen tot kostendekkende tarieven op middellange termijn. Het traject moet leiden tot bestuurlijk commitment over opnieuw geformuleerde  doelstellingen en ambities.
Deze zullen de basis vormen voor actualisering van de Perspectievennota 2014-2017, met vervolgens doorwerking in het Waterbeheerplan 2016-2021.

Projectresultaten
Ten behoeve van deze ambitiediscussie heeft Oranjewoud in samenwerking met het waterschap een ‘knoppenmodel’ met kwaliteitscatalogus gebouwd. Met dit instrument kiest men per watertype voor elk onderdeel van het onderhoud een kwaliteitsniveau, redenerend vanuit beoogde effecten. Het model koppelt gekozen kwaliteitsniveaus aan maatregelpakketten en kosten. Het instrument geeft inzicht in de huidige kostenverhoudingen en vormt een basis voor stuurbaarheid. Daarnaast heeft het waterschap in samenwerking met Oranjewoud een gezamenlijke ‘taal’ ontwikkeld waarmee organisatie, management en bestuur kunnen communiceren over effecten van onderhoudsmaatregelen en gedragen keuzes kunnen maken. Tenslotte is er ‘nieuwe energie’ zichtbaar bij mensen in WRIJ-organisatie.

Proces
Het project kende een vloeiend verloop en succesvol resultaat, in een korte doorlooptijd (4 maanden) en onder hoge druk. Kenmerken:

• Prioriteit door het waterschap aan het project
• Intensieve gezamenlijke inspanning, met voortdurende focus op het eindresultaat;
• Ruimte voor voortschrijdend inzicht en flexibiliteit: tijdens het project is ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen en nieuwe inzichten;
• Alle betrokkenen tegelijkertijd betrokken: vanaf het begin hebben bestuurlijke contacten (bilateraal en via de stuurgroep) parallel gelopen aan de ambtelijke werkstappen, en de verschillende ambtelijke niveaus (stuurgroep, regiegroep, projectgroep en werkgroepen) hebben tegelijk het proces doorlopen;
• Procesbegeleiding verzorgd door Oranjewoud
• De kennis van de medewerkers van het waterschap is gecombineerd met de expertise van Oranjewoud;
• Strak projectmanagement met een duidelijke afbakening. Belangrijk aspect daarbij was de ‘80/20’ regel: focus op het in beeld krijgen van de belangrijkste sturende factoren met een beperkte inspanning (met 20 % van de inspanning 80% van het resultaat). De keuzes en aannames die zijn gehanteerd zijn gedocumenteerd.

Tijd
Het eindresultaat en de tussenresultaten zijn op tijd gerealiseerd, d.w.z. passend in de planning van het waterschap. Daardoor vormden de opgeleverde producten de gewenste input voor lopende besluitvormingsprocessen binnen het waterschap.

Organisatie
Een essentieel onderdeel van de projectaanpak bestond uit het zichtbaar maken van aanwezige informatie en gebruik maken van beschikbare expertise. Dit gebeurde in een gezamenlijk proces van opdrachtgever en opdrachtnemer.
Zowel het waterschap als Oranjewoud heeft gewerkt met een kernteam met duidelijke rolverdeling, en een schil van specialisten.
Voor het vullen van het model  hebben zes werkgroepen gedurende vier weken parallel gewerkt, onder begeleiding van Oranjewoud. Hierbij waren circa 30 medewerkers van het waterschap betrokken.

Kwaliteit
Organisatie, management ervaren de projectresultaten als van zichzelf. Bovendien is er m.b.t. de projectresultaten herkenning en draagvlak bij het bestuur.

Wat is er door het project veranderd bij Waterschap Rijn en IJssel?

• Het waterschap heeft extra inzicht gekregen in de huidige bedrijfsvoering: (huishoudboekje, vooral ten aanzien van de verdeling van de kosten over onderdelen van het onderhoud en over de verschillende watertypen).
• Er ligt een basis voor volgorde en prioritering in het verbeteren van de data.
• Door het werken vanuit een kwaliteitscatalogus met beelden, slaat het waterschap een  ‘’nieuwe’’ weg in, namelijk ‘outputgericht’ werken (welk resultaat willen we behalen) in plaats van ‘inputgericht’ (hoe vaak doen we onderhoudsactiviteiten).
• Het waterschap heeft een gezamenlijke ‘taal’ geleerd waarmee organisatie, management en bestuur met elkaar kunnen praten over effecten van onderhoudsmaatregelen en gedragen keuzes kunnen maken.
• Nieuwe verbindingen :
  • van de werkelijkheid van Beheer en Onderhoud Watersysteem (inhoudelijk en bedrijfsvoering) met de politiek-bestuurlijke werkelijkheid van het bestuur
  • tussen medewerkers binnen het waterschap: door het parallel werken van de groepen is nieuwe samenwerking en uitwisseling tot stand gebracht en zijn nieuwe dwarsverbanden in de organisatie gelegd;
  • van kennis en expertise van Waterschap Rijn en IJssel en Oranjewoud. Binnen Oranjewoud vormde dit project een verbinding van de disciplines Water, Beheer en Organisatie-ontwikkeling. Bij Rijn en IJssel tussen de disciplines Beleid, Beheer en Onderhoud.